【初心者向け】営業マンのメールと電話の使い分けテクニック

営業マンは電話とメールの使い分け、できることが必須のスキルです。

電話をかけてしまったばっかりに相手からの評価が悪くなったり、大事な話をメールだけで済ましてしまい、評価が悪くなったりすることがあります。

そんなことで相手からの評価を下がることはもったいないです。

それでは電話とメールの使い分けで必要なことをご紹介いたします。

電話とメールの使い分け

営業マンは電話とメールの使い分けが重要です。電話とメールの使い分けができていないと顧客相手からのイメージが「なんかこの営業マンと合わないな・・・」「この営業マン気が利かないんだよな、担当変えてもらおうかな」なんて、言われてしまうこともあります。

営業は人間関係が重要になってくるので電話とメールなんかで顧客相手からの評価を下げてしまうのは損です。

もし良ければこの記事をきっかけに、電話とメールの使い分けを覚えてみてください。

メールを使うとき

メールを使うときは主に下記で紹介する３つになります。メールのメリットやデメリットなど詳しくは別の記事でご紹介しておりますのでそちらをご参考ください。

• 記憶に残すとき
• 相手の都合が悪い時間
• 相手の都合が悪い時間

記録に残すとき

相手とのやり取りで記録に残した方がいい時は必ずメールを使いましょう。例えば、打ち合わせの時間や場所を伝えるときなどはメールで伝えると相手も再度確認できます。

また、営業で怖いことは『言った聞いてない問題』です。営業マンなら一度は経験したことあると思いますが、「相手は聞いてというけど絶対に言った」なんてことがあったと思います。

このときメールで送って記録に残っていたら、こんな問題にはなりません。もちろん連絡を全て電話でなくメールで送ることは間違っていますが、今より少し増やしてみてもいいと思います。

例えば

相手に絶対知っておいてもらいたい内容など一度メールで送り、そのあと直接電話すれば相手も忘れにくくなりますし、仮に相手が内容を忘れてしまっても『言った聞いてない問題』にはなりません。

相手の都合が悪い時間

朝の早い時間や夜の遅い時間に電話をかけることが、基本的に良くないことは当たり前です。このような時間にかけてしまったら顧客相手はあなたのことを『常識がない人』と思うでしょう。

もし急ぎであれば仕方ないこともありますが、できるだけ急ぎの連絡にならないように努力しましょう。

また、相手にとって都合が悪い時間とは人それぞれです。例えば大事な会議が入っていたり、その時間は電車に乗る時間なこともあります。事前に顧客相手から教えてもらっているようでしたら、その時間にかけないようにしましょう。

こちらか電話を折り返すときなど、電話をすることが決まっていたら事前に、相手の都合が悪い時間もしくは都合が良い時間を伺っておくと良いでしょう。

電話をするならば顧客相手の都合が良い時間を考えましょう。電話をすることで相手の貴重な時間を奪うことになることを忘れてはいけません。

相手に書類を渡したいとき

メールのメリットは皆様ご存知かと思いますが、瞬時に取引相手に連絡できたり、書類を渡すことができることです。わざわざ会いに行ったり、郵送しなくてもデータのやり取りで住んでしまいます。

メールで書類を送ることで相手も資料を保管しやすいし、相手の方が資料を共有したい人がいれば簡単に共有することができます。

書類を送るときに気をつけていただきたいことは、誤送信です。間違えた人に送ってしまうもしくは目的の資料とは違う資料を送ってしまうことです。誤送信してしまうと大問題につながることもございますので、送る前に送る人と資料は必ず確認しましょう。

電話を使うとき

電話を使った方がいい場面について３つのポイントでご紹介致します。

電話を使うときの基礎は別記事でご紹介しておりますので、もしよろしければそちらご確認ください。

• 急ぎの用件があるとき
• 謝罪するとき
• 相手が電話が好みのとき

急ぎの用件があるとき

急ぎの用件があるときにはできるだけ電話で直接伝えるといいでしょう。その方が相手に自分の気持ちを直接伝えることができます。急ぎの用件で連絡する時はおそらくお願い事が多いかと思います。お願いする人がメールで済ませてしまうと『偉そう・そんなに急いではいないんじゃないか』など自分が急いで欲しいと思っていても気持ちを伝えることはできません。また、メールだと気づかずに見逃してしまうことがあります。

急ぎの用件があるときには、相手の事情を考慮しつつ電話をかけるように心がけましょう。

謝罪するとき

謝罪するときには電話もしくは直接会って謝罪するようにしましょう。メールだけでの謝罪は絶対にNGです。メールでの謝罪は相手からその場で怒られることもありませんし、楽に謝罪できるかと思いますが、それはあなたが楽をしたいだけです。

相手はあなたの誠意を感じないと許してくれないことがありますので、電話もしくは直接お会いして謝罪しましょう。

相手が電話が好みのとき

働いているといろいろな人に会います。人によってはメール嫌いな人もおり、なんでも電話で済ませようとする人がいます。その人には出来るだけ電話で対応するようにしましょう。

メールと電話の使い分けは臨機応変が重要です。

営業マンが電話で気にしなければいけないこと

営業マンが電話で少し、気を利かせるだけで周りからの評価が変わりますし、成績も変わってきます。

営業マンが電話で気をつけることを5つご紹介致します。

• 明るい声話す
• 調べてからかけ直す時
• 問い合わせの商品がない時
• 相手が電話に出なかったら
• 相手の都合を考える

明るい声話す

電話では相手の表情が見えず、相手の情報は声だけです。なので相手のはあなたのことを声で評価するようになります。あなたの声のが暗く、ぶっきらぼうな喋り方をしてしまったら、相手からのあなたの評価は下がってしまうでしょう。

あなたが明るく元気に対応すれば、相手からの評価は暗くぶっきらぼうに対応した時よりずっと良くなります。

調べてからかけ直す時

顧客相手からの内容の確認のご連絡があったときに、調べてかけ直すことがあると思います。そんなときはできるだけ５分以内にかけ直すようにしましょう。すぐに調べてかけ直さないと、クレームにつながってしまうことがあります。顧客相手は調べてからすぐかけ直してもらえると思っているかもしれませんし、もしかしたら急ぎで聞いてきていることもあります。

相手からの確認の連絡です調べて折り返す際は、できるだけ早くかけ直すようにしましょう。

もちらん５分以内でかけ直すことができないこともあるかと思います。そんなときはいつまでにかけ直すと連絡するようにしましょう。顧客相手もいつまでに情報が手に入ると分かっていれば安心します。

問い合わせの商品がないとき

顧客相手より商品のお問い合わせがあるかと思います。そんなとき商品がない場合はどんな対応をされているでしょうか？もし商品がないことを伝えて、電話を終えてしまうようでしたら、明日から改善しましょう。

顧客相手はわざわざあなたに電話をしてくるぐらい、商品を求めています。そんな場合は顧客相手が求めていた商品と近い商品をいくつか紹介しましょう。もしかしたら顧客相手が求めていた商品より、あなたが紹介した商品が顧客相手にぴったりなんてこともあります。

せっかくのチャンスを無駄にしないようにしましょう。

相手が電話に出なかったら

顧客相手が電話に出なかったときに、何も記録を残さずにいることは今すぐにやめましょう。

顧客相手は忙しくもしくは電話に出れない環境にいて、電話に出れない場合があります。あなたからの電話が来ても、その場で出れず相手は少しモヤモヤした気持ちが残るでしょう。場合によってはあなたの電話番号の登録を忘れていて、電話に出るか迷っている人もいるかもしれません。

そんなときに留守電を残したり、メールを送ってあげると顧客相手も安心して電話をかけ直すことができます。

ちょっとした行動を心がけるだけで商談も進みやすいですし、周りからの評価も上がります。

相手の都合を考える

相手の都合を考えて電話をするように心がけましょう。相手に「なんでこの時間にかけてくるの？」とも思われるような時間にかけないことがベストです。では相手に「なんでこの時間にかけてくるの？」と思われる時間は以下の３点の時間です。

• 朝の早い時間
• 夜の遅い時間
• 相手が連絡してこないでくれと伝えられた時間

職業によっては、朝・夜の時間は変わってると思いますが常識的に考えて、今連絡することは迷惑になるだろうと思われる時間です。

相手が連絡してこないで欲しいと伝えられて時間に連絡することはやめましょう。当たり前だと思われる人もいるかと思いますが、ついつい忘れて電話をかけてしまうことがないように気をつけましょう。

また、電話を折り返すときなど相手に直接都合が悪い時間を聞けるようなら、聞いておくと『気がきく人』と思われて、相手からの評価も上がります。

営業マンのメールテクニック

できる営業マンはメールの使い方がうまいです。出来る営業マンは相手のことを思いやってメールを使うようにしています。メールひとつで営業マンから思いやりがある人かどうか伝わってしまうものなので、相手を思いやるメールが重要です。

相手が電話に出なかった時に

電話をしても電話の相手が出ないときに、留守電を残したりメールをしましょう。

できればメールが好ましく、メールの内容はあなたが連絡した理由を一目でわかるような内容が好印象でしょう。

そんな少しの気遣いであなたの評価は変わりますし、もっとこの人と仕事をしたいと思われます。

簡単に伝わるメール術

メールは簡単に伝わることが重要です。ひとつのメールを何度も読み返さないと理解できないようなメールはうんざりしてしまいます。

ですがあなたのメールが読みやすくて、簡単に内容が理解できたら、『できる人』と思われるでしょう。

相手の都合を考えたメール

『相手に電話をするには時間があまりよくないけど、今連絡しちゃいたい』・『今連絡しないと、次連絡する時間がいつになるかわからない』と急ぎで連絡をしなければいけないことがあるかと思います。そんなときにすぐ電話するのではなく、相手の都合を考えましょう。相手が電話に出れないもしくは出づらい時間もありますので、その時間でしたらメールで要件を伝えましょう。

どうしても急がなければいけないときは、電話しても仕方ないと思いますが、できるだけメールで済ませるようにしましょう。

まとめ

営業マンとしての電話とメールの使い方について、ご説明いたしました。電話とメールの特徴を理解して、相手のご都合を考え思いやった行動をすることで、周りからのあなたの評価はグッと上がります。些細なことでも気をつけていると、『細かいところまで気がきく人』なんて思われたりします。同じ理由で靴を磨くことも重要です。

小さいことをコツコツ積み上げることで、今より良い結果になります。

この記事が営業の力になれた嬉しいです。