【新社会人向け】営業マンが教える失敗しない電話術とテンプレ

こんにちは、くーねると申します。

社会人になって、慣れないことっていくつかあるかと思います。

その中の電話対応は慣れるまで少し時間がかかるのではないでしょうか？僕も最初は電話対応は慣れませんでした。営業職の方は電話をとることが多いので早いうちに慣れてしまいましょう。

電話対応の準備

電話対応には準備が必要です。この準備さえ整えておけば、あなたは焦って電話劣ることは無くなるでしょう。

筆記用具とメモ

筆記用具とメモは必須ですね。すぐに取り出せるようにな場所に保管しておくといいでしょう。重要事項・相手の社名と氏名・要件を記録に残しておくようにしましょう。

職場の雰囲気次第では、パソコンにもメモ機能があるのでパソコンのメモ機能を使ってみてもいいかもしれません。

心構え

電話を出るときに心構えが大事です。あなたが新入社員でも、あなたは会社の一員です。あなたの電話対応でイメージが良くも悪くもなることを十分に理解しましょう。

明るくハキハキしゃべる

電話は対面で会うのと違い声だけでのコミニュケーションです。声のトーンで印象が変わってきますので明るきハキハキと喋るように心がけましょう。

積極的に電話に出る

電話になれる方法の一番は電話にたくさんでることです。電話をでることが新人の仕事と考える会社もあるので積極的に電話にでるようにしましょう。

敬語を話せるようにする

敬語を話せるようにしておきましょう。普段から先輩や上司と会話をしておくことで、電話でもスムーズに話せるようになります。

自社の先輩や上司の呼び方

自社の先輩や上司の呼び方には注意しましょう。自社の人同士では〇〇さん・〇〇部長で構いませんが、他社の人と話す場合さんや役職をつけないのだ気をつけましょう。

電話機の使い方

内線や外線の切り替え方法や番号を事前に予習しておきましょう。電話によって使い方が違いますので、周りの方に電話機の使い方を聞いておきましょう。電話機を使い方がわからないと、電話をしてきた方に迷惑をかけてしまいますので予習しましょう。

また、携帯を使っているようでしたら、携帯によって様々な便利な機能がありますので押さえておくようにしましょう。

●電話で聞き取れなかったとき

電話で話していると聞き取れないことがあります。そんなときには

「おそれいります。お電話が遠いようなのでもう一度お願いします。」

「おそれいりますが。お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」など聞いてご対応ください。

社内情報

新入社員の方は難しいでしょうが社内情報をできるだけ早く覚えましょう。お客様より名前で担当者を指名されることが多いですが、業務内容を伝えられその担当者を出して欲しいと言われることがあります。そんなとき慌ててしまったれお客様も不審がりますし、周りも見ていて不安です。

社内の情報で下記の上から順に覚えていくようにしましょう。

顔と名前

社内で関わる人の名前と顔はできるだけ早く覚えましょう。座席表をもらうと覚えやすいです。

役職

社内の顔と名前を覚えたら次は役職も覚えてしまいましょう。たまに役職のみ伝えてくる人がいます。

担当業務

電話をかけてくる相手が名前がわからず、「〇〇の担当者をお願いします。」と言われることがあるので、入社したばかりでは難しいかもしれませんが早めに覚えるようにしましょう。

電話をかけるときのマナー

それでは、電話をかける時のマナーについてご紹介いたします。

電話をかける時間帯

電話をかける時間帯は気をつけましょう。基本的には業務時間内を避けることが好ましいです。また、会社によっては朝礼をしているので、朝は始業時間から15分経ったくらい連絡することが好ましいです。

昼の12〜13時に連絡は避けましょう。どうしても連絡をしなければいけない時は「お昼時に申し訳ありません。」というと良いでしょう。

遅い時間にかける時は「夜分に申し訳ありません。」とつけるといいです。

自分が何者で要件を伝える

電話をかけたら自分の情報を伝えましょう。社名、氏名、要件の順で伝えると良いでしょう。

「株式会社〇〇の✖️✖️と申します。〇〇の件でご連絡いたしました。」「株式会社〇〇の✖️✖️と申します。〇〇の件でご連絡したのですが〜〜様いらっしゃいますでしょうか？」などで話し始めると良いです。

留守電のとき

電話をしたが留守電になった時は、社名・氏名・要件の順で伝えると良いでしょう。

「株式会社〇〇の✖️✖️と申します。〇〇の件でご連絡いたしました。」と留守電に残しておきましょう。

留守電がなく、電話に出なかった場合はメールを残しておくと親切です。

担当者が不在の時

電話をしたが担当者が不在な場合、伝言を残してもらいます。戻り時間を確認して、こちらからかけ直す旨を伝えます。

「○○様のお戻りは何時ごろのご予定でしょうか？　それでは改めてこちらからご連絡をさせていただきます。ありがとうございました。」

電話を受けるときのマナー

それでは下記の内容で電話を受けるときのマナーをご紹介いたします。

３コールいないに電話を取る

３コールいないに電話取るといいと言われています。会社の固定電話は、３コールいないで取りましょう。

携帯にかかってくるようでしたら、出来るだけ早く取るようにしましょう。何か別のことをしていて、どうしても携帯を取れない場合は、電話できるようになったらすぐかけ直しましょう。

iPhoneでは、電話を取れないときにツータッチでメッセージが送れるのでiPhoneを使われている方は活用しましょう。

相手の氏名と社名を確認

電話がかかってきたら相手の氏名・社名を確認しましょう。復唱しながら「〇〇会社の〇〇様ですね。いつもお世話になっております」など自分のお客様でなければ、この間にメモを取るようにしましょう。

電話の取り次ぎ

電話を取り次ぐ際は、必ず保留を押しましょう。社内での会話は保留にしてからにしましょう。意外と電話の向こうに声は届いてしまいますので、注意しましょう。

「〇〇に取り次ぎますので、少々お待ちください。」など言って取次ようにしましょう。

保留が長引く場合は

「お待たせして申し訳ございません。○○○○のため、もう少しお待ちいただけますでしょうか」

「お待たせして申し訳ございません。お調べするのに時間がかかりますので、かけ直しさせていただいてもよろしいでしょうか」

など対応しましょう。

その場でわからなかった場合

電話を受けたが担当者がわからないことがある場合があります。そんなときはお客様の情報を詳しく聞き、担当者に引き継ぐための情報を引き出しましょう。この場合は基本的に折り返すようになるので、折り返していい時間を伺いましょう

まとめ

電話対応はビジネスマナーで必ず覚えなければいけないことです。最初は慣れないことで大変かと思いますが、電話対応は数をこなして慣れることが１番の近道なので、苦手意識を持たずに電話をとってみましょう。

また、営業マンにっとて電話は呼吸をするように何度もしますので、早いうちから電話対応のやり方は覚えてしまいましょう。